EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) Üzerinden Yeni Evrak Oluşturma Sistemi Nasıl Kullanılır?
EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) üzerinden yeni evrak oluşturmak, Milli Eğitim Bakanlığı'nın dijitalleşme adımlarından biri olarak uygulanmaya başlanmıştır. Bu sistem, resmi yazışmaların dijital ortamda yapılmasını sağlayarak işlemleri hızlandırmak ve kağıt kullanımını azaltmak amacıyla geliştirilmiştir. İşte EBYS üzerinden yeni evrak oluşturma adımları…
EBYS Giriş ve Evrak Oluşturma Adımları
1. EBYS Ana Ekranına Giriş:
- İlk olarak, EBYS sistemine kurum tarafından verilen kullanıcı adı ve şifre ile giriş yapılır.
2. Evrak İşlemleri:
- Ana ekranda yer alan menüden "Evrak İşlemleri" bölümüne tıklanır.
- Açılan menüden "Evrak Oluştur" seçeneği seçilir.
3. Evrak Bilgilerini Girme:
- Konu Kodu ve Konu: Oluşturulacak evrakın konusu ve konu kodu girilir.
- Kaldırılacak Klasörler: Eğer evrak belirli bir klasörde yer alacaksa, bu klasör seçilir.
- Miat: Evrakın saklama süresi (miat) belirlenir.
- Gereği Seçim Tipi ve Gereği: Gereği kısmı doldurularak evrakın kimlere hitap ettiği seçilir.
- Onay Akışı: Evrakın hangi birimler veya kişiler tarafından onaylanacağı belirlenir.
4. Resmi Yazının Yazılması:
- EBYS editörü üzerinden resmi yazı, belirlenen formatta yazılır.
- Gerekirse evrak ekleri yazılır ve dosya olarak eklenir.
- İlgili başka belgeler varsa, "İlgi" kısmına eklenir.
5. Kaydetme ve Onaya Sunma:
- Yazı tamamlandıktan sonra "Kaydet" ve ardından "Onaya Sun" butonlarına tıklanır.
- Onay yetkilisi (genellikle kurum müdürü) evrakı e-imza ile imzalar.
6. Gönderim: Onaylandıktan sonra evrak, ilgili kurum veya kişilere dijital olarak gönderilir.
Bu adımlar doğru şekilde takip edildiğinde, EBYS sistemi üzerinden evrak oluşturma işlemi başarıyla tamamlanır.
EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi), Milli Eğitim Bakanlığı'nın resmi yazışmalarını dijital ortamda gerçekleştirdiği bir sistemdir. Kullanıcılar, EBYS üzerinden kolaylıkla yeni evrak oluşturabilir ve gönderebilir. Yukarıda belirtilen adımları izleyerek resmi yazılarınızı dijital olarak hazırlayabilir ve onay sürecine dahil edebilirsiniz.